SMB Operations|20 Aug 2026
Firmy z kilkoma oddziałami gubią kontrolę nad fakturami w KSeF -- system nie mówi, do którego działu czy pracownika należy dokument, więc trafia on ręcznie między księgowością a recepcją centrali.
Why It Matters
Gdy dostawca wysyła fakturę przez KSeF i dodatkowo PDF mailem, do firmy trafiają dwa dokumenty dotyczące tej samej transakcji -- to prosta droga do podwójnego odliczenia VAT albo podwójnej płatności. Im więcej lokalizacji, tym dłużej faktura krąży między księgowością a oddziałem, zanim ktokolwiek ją opisze i zatwierdzi, a część po prostu gubi się w skrzynce.
What To Do About It
Poproście dostawców o wpisywanie identyfikatora oddziału lub pracownika w polu Podmiot3 (rola: Odbiorca) w KSeF, ustalcie regułę przypisywania faktur po NIP dostawcy albo numerze zamówienia i przyjmijcie zasadę, że podstawą księgową jest wyłącznie dokument z KSeF, a PDF mailem to najwyżej kopia pomocnicza -- to jedyny sposób, żeby nie zaksięgować tej samej faktury dwa razy.
kseffaktura ustrukturyzowanavatwieloooddzialowe firmyksiegowoscduplikaty faktur
